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Was Produktdatenmanagement im Handel bedeutet
Produktdatenmanagement bedeutet im E-Commerce und im Großhandel: Sie sorgen dafür, dass die Daten jedes Artikels vollständig, korrekt und überall gleich sind. Gemeint sind Bezeichnung, EAN und Artikelnummer, Preise, Maße und Gewicht, Beschreibung, Attribute, Kategorie und Bilder. Diese Produktdaten kommen aus mehreren Quellen, etwa von Lieferanten, aus dem Kassensystem oder dem ERP, und sie gehen an mehrere Kanäle: Onlineshop, Marktplätze, Produktfeeds und Geschäftskunden.
Solange Sie hundert Artikel in einem Shop verkaufen, erledigen Sie das nebenbei. Mit tausenden Artikeln von mehreren Lieferanten und drei oder vier Verkaufskanälen wird Produktdatenmanagement zu einer eigenen Aufgabe. Fehlt eine EAN, lehnt der Marktplatz das Angebot ab. Steht das Gewicht in Gramm statt in Kilogramm, stimmen die Versandkosten nicht. Und zeigt der Shop eine andere Größe als der Marktplatz, folgen Rückfragen und Retouren.
Das Werkzeug dafür heißt meist PIM-System, die Disziplin dahinter Produktinformationsmanagement. Was ein PIM grundsätzlich ist, lesen Sie unter Was ist ein PIM-System. Hier geht es um die Arbeit selbst: aus welchen Bausteinen gutes Produktdatenmanagement besteht, welche Fehler am häufigsten vorkommen und wie Sie die Qualität Ihrer Produktdaten messen.
PDM in der Industrie oder Produktdaten im Handel?
Wer nach "PDM Produktdatenmanagement" sucht, landet oft in der Industrie. Dort steht PDM für die Verwaltung technischer Entwicklungsdaten: CAD-Modelle, Zeichnungen, Stücklisten, Versionen und Freigaben. Ein PDM-System ist dann meist Teil des PLM (Product Lifecycle Management) und wird von Konstruktion und Entwicklung genutzt. Diese Seite behandelt die andere Bedeutung: kaufmännische Produktdaten, mit denen Sie verkaufen.
| PDM (Konstruktion, Industrie) | PIM (kaufmännische Produktdaten) | |
|---|---|---|
| Zweck | Entwicklungsdaten verwalten, bis ein Produkt gebaut werden kann | Produkte verkaufen, mit vollständigen und einheitlichen Angeboten auf allen Kanälen |
| Typische Daten | CAD-Modelle, technische Zeichnungen, Stücklisten, Revisionen, Änderungsstände | Titel, Beschreibung, EAN, SKU, Preise, Maße, Attribute, Kategorie, Bilder |
| Nutzer | Konstruktion, Entwicklung, Produktion | E-Commerce, Einkauf, Marketing, Vertrieb |
| Zeitpunkt | Vor und während der Produktentwicklung | Ab dem Moment, in dem ein Produkt verkauft wird |
| Gehört zu | PLM (Product Lifecycle Management) | PIM-System, oft neben ERP oder Kasse |
| Empfänger | Fertigung, ERP, Zulieferer | Onlineshop, Marktplätze, Produktfeeds, Geschäftskunden |
Bei Herstellern berühren sich beide Welten: Aus dem PLM kommen technische Spezifikationen, die später im PIM verkaufsfertig aufbereitet werden. Wie PLM, ERP, DAM und PIM zusammenspielen, lesen Sie unter PIM vs. ERP. Suchen Sie ein CAD-PDM für Ihre Konstruktion, ist StoreLinkr nicht das richtige Werkzeug. Geht es um Artikel für Onlineshop und Marktplätze, lesen Sie weiter.
Die Bausteine von gutem Produktdatenmanagement
Gutes Produktdatenmanagement ist kein einzelnes Programm, sondern eine Reihe von Absprachen. Diese acht Bausteine brauchen Sie in jedem Fall:
- Quellen: Halten Sie fest, woher jedes Produkt kommt: Lieferantendatei, Anbindung an einen Großhändler, Kasse, ERP oder eigene Anlage. Pro Quelle wissen Sie dann, was Sie erwarten können und was fehlt.
- Datenmodell: Legen Sie pro Kategorie fest, welche Attribute ein Produkt braucht. Eine Fahrradkette braucht Gangzahl, Gliederzahl und Farbe, eine Vase Höhe, Material und Farbe. Eine einzige Liste mit Pflichtfeldern für alle Kategorien führt nur zu Platzhaltern.
- Identifikatoren: Jedes Produkt hat eine eindeutige SKU (Ihre eigene Artikelnummer) und, wenn vorhanden, eine EAN. Die EAN verbindet Sie mit Marktplätzen und Lieferanten, die SKU mit Ihrem Lager. Vergeben Sie nie dieselbe Nummer für zwei Produkte.
- Datenhoheit: Pro Feld gibt es genau eine Quelle, die gilt. Preis und Bestand kommen zum Beispiel aus der Kasse, Texte und Attribute aus dem PIM. So überschreiben sich die Systeme nicht gegenseitig.
- Qualitätsregeln: Vereinbaren Sie, wann ein Produkt fertig ist, etwa: gültige EAN, Marke, Kategorie, mindestens drei Bilder, Gewicht in Kilogramm und eine Beschreibung mit einigen Absätzen.
- Anreicherung: Ergänzen Sie, was die Quelle nicht liefert: Beschreibung, Attribute, Bilder, Zubehör und Alternativen. Vieles davon lässt sich über die EAN automatisch abrufen, siehe KI-Produktanreicherung.
- Verteilung: Jeder Kanal hat eigene Anforderungen an Kategorie, Attribute und Titel. Sie pflegen das Produkt einmal und spielen es pro Kanal in der passenden Form aus. Mehr dazu unter PIM für Onlineshops.
- Pflege: Produktdaten veralten. Preise ändern sich, Lieferanten tauschen Bilder aus, Artikel laufen aus. Planen Sie feste Zeit für Kontrolle und Aufräumen ein.
Schreiben Sie die Absprachen auf eine Seite: Quelle pro Feld, Pflichtattribute pro Kategorie und Einheiten. Neue Kolleginnen, Kollegen und Lieferanten wissen dann sofort, was gilt.
Typische Probleme mit Produktdaten und ihre Lösung
Die meisten Fehler in Produktdaten entstehen nicht durch Nachlässigkeit, sondern weil mehrere Quellen und Kanäle zusammenkommen. Diese sehen Sie am häufigsten:
| Problem | Typische Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Dubletten | Derselbe Artikel kommt von zwei Lieferanten oder wird zusätzlich von Hand angelegt | Über die EAN abgleichen und ein führendes Produkt festlegen |
| Fehlende oder ungültige EAN | Der Lieferant liefert keine EAN, ein Tippfehler, die Artikelnummer steht im EAN-Feld | EAN beim Lieferanten nachfordern und vor dem Export prüfen |
| Uneinheitliche Einheiten | Gewicht mal in Gramm, mal in Kilogramm; Maße in Millimetern und Zentimetern gemischt | Pro Feld eine Einheit festlegen und beim Import umrechnen |
| Lieferantenformate | Jeder Lieferant hat eigene Spalten, Kategorien und Schreibweisen | Spaltenzuordnung pro Quelle, Kategorien auf den eigenen Baum mappen |
| Überschriebene Korrekturen | Der nächste Import überschreibt, was Sie von Hand verbessert haben | Festlegen, welche Felder ein Import ändern darf |
| Leere Attribute | Filter im Shop existieren, aber die Werte fehlen | Pflichtattribute pro Kategorie und gezielte Anreicherung |
Beispiel: zwei Lieferanten, eine Kette
Ein Großhändler für Fahrradteile bekommt dieselbe Kette von zwei Lieferanten. Lieferant A nennt sie "KETTE 11F 116GL" mit einem Gewicht von 257, gemeint sind Gramm. Lieferant B nennt sie "Fahrradkette 11-fach" mit einem Gewicht von 0,257, gemeint sind Kilogramm. Ohne Absprachen stehen jetzt zwei Produkte im Shop, mit unterschiedlichen Titeln und einem Gewicht, das sich um den Faktor tausend unterscheidet. Mit einem Abgleich über die EAN, einer Einheit für das Gewicht und einer festen Quelle pro Feld bleibt ein Produkt übrig, mit dem besten Titel und dem richtigen Gewicht.
Produktdatenqualität prüfen und messen
Datenqualität, die Sie nicht messen, wird mit jedem Import schlechter. Verfolgen Sie deshalb einige einfache Kennzahlen, die Sie jede Woche vergleichen können:
- Vollständigkeit: Wie vielen Produkten fehlen Marke, Kategorie, Beschreibung, Modell, SKU, Preis, Gewicht, Maße oder Attribute?
- Bilder: Wie viele Produkte haben kein Bild oder zu wenige?
- Gültigkeit: Wie viele Produkte haben eine ungültige EAN?
- Marge: Bei wie vielen Produkten ist die Marge zu niedrig, etwa nach einer Preiserhöhung des Lieferanten?
- Verfügbarkeit: Wie viele Produkte haben keinen Bestand, sind aber noch online?
Checkliste für Ihre wöchentliche Routine
- Neue Produkte aus allen Quellen sichten und Dubletten zusammenführen.
- Die Zahl der Produkte mit fehlender oder ungültiger EAN senken.
- Zuerst die umsatzstärksten Kategorien vervollständigen, dann den Rest.
- Produkte ohne Bild oder mit nur einem Bild ergänzen.
- Margen nach Preisänderungen der Lieferanten prüfen.
- Ausgelaufene Artikel ohne Bestand offline nehmen.
- Kennzahlen notieren und mit der Vorwoche vergleichen.
Datenqualität messen mit dem Dashboard von StoreLinkr
In StoreLinkr müssen Sie diese Zahlen nicht selbst zählen. Das Datenqualitäts-Dashboard gibt Ihnen live Rückmeldung zum gesamten Katalog und markiert Produkte ohne oder mit wenigen Bildern, mit ungültiger EAN, niedriger Marge, ohne Bestand oder ohne Marke, Kategorie, Beschreibung, Maße, Attribute, Modell, Preise, SKU oder Gewicht. Nutzen Sie es als feste Prüfung: Arbeiten Sie eine Fehlerart nach der anderen ab, zum Beispiel erst alle ungültigen EANs und dann die fehlenden Gewichte, und prüfen Sie nach jedem Lieferantenimport erneut. So sehen Sie sofort, ob eine neue Quelle Ihre Datenqualität verbessert oder verschlechtert.
Diese Routine gilt für die laufende Pflege. Wie Sie ein PIM erstmals einrichten, mit Datenmodell, Import und Anbindungen, lesen Sie unter PIM-Einführung.
Produktdatenmanagement mit StoreLinkr
StoreLinkr ist ein PIM mit Anbindungen an Onlineshops und Marktplätze, gemacht für Onlineshops, Großhändler und Händler. So deckt es die Bausteine ab:
- Quellen: Anbindungen an Großhändler, Lieferanten und Kassensysteme, einmaliger Import von XLS, XLSX oder CSV mit Spaltenzuordnung und Vorschau sowie eigene PIM-Produkte. Ein importiertes Produkt wandeln Sie mit einer Aktion in ein PIM-Produkt um. Siehe Integrationen.
- Datenhoheit: Produktregeln überschreiben importierte Felder pro Produkt, etwa Name, Marke, Modell, Beschreibungen, SKU, Preise und Kategorie, sodass der nächste Import Ihre Korrekturen behält. Suchen-und-Ersetzen-Regeln pro Importquelle bereinigen Lieferantentexte.
- Datenmodell: EAN plus weitere Barcodes, SKU, Marke, Modell, Preise, Gewicht und Maße, Attribute, Metafelder (Text, HTML, Zahl, Datum, Farbe, URL, Tabelle, JSON und mehr), Varianten, Produktbeziehungen, ein eigener Kategoriebaum, Bilder mit Reihenfolge und Alt-Text sowie Anhänge.
- Anreicherung: per EAN aus dem Produktkatalog, über Google Books für Bücher oder mit Ihrer eigenen KI (OpenAI, Claude oder Gemini) und Ihrem eigenen Schlüssel.
- Qualität: Das oben beschriebene Datenqualitäts-Dashboard zeigt, was fehlt. Mit Massenaktionen und Inline-Bearbeitung in der Produktübersicht beheben Sie das schnell.
- Verteilung: Sie ordnen Kategorien den Kategorien jedes Kanals zu, auch für Marktplatz-Attribute. Pro Kanal wählen Sie eine eigene Produktauswahl, Preisliste und Lagerorte. Der Export geht an WooCommerce, Shopify, SitePack, CCV Shop, Lightspeed und HikaShop, an Kaufland, Bol und Mirakl-Marktplätze sowie an Feeds für Google Shopping, Meta, Microsoft Ads und TikTok.
Was StoreLinkr nicht macht
StoreLinkr ist kein CAD-PDM und kein PLM. Es gibt außerdem kein eigenes DAM, keinen CSV- oder Excel-Export Ihrer PIM-Daten, keine übersetzten Produktinhalte pro Sprache, keine abweichende Beschreibung pro Kanal und keine Rollen und Rechte pro Benutzer. Brauchen Sie das, etwa als Marke mit großem Sortiment in vielen Sprachen, passt ein Enterprise-PIM besser; siehe PIM-Systeme im Vergleich. Was StoreLinkr kostet, sehen Sie auf der Preisseite.
Alle Produktdaten an einem Ort, mit Qualitätskontrolle
Importieren Sie von Lieferanten und Kasse, sehen Sie in einem Dashboard, was fehlt, und senden Sie vollständige Produkte an Shop und Marktplätze.
