Hoe voorkom je overselling op marktplaatsen en in je webshop?

Waarom gebeurt overselling?

Er zijn drie vaste oorzaken. Bijna elk geval dat je tegenkomt is een van deze drie, of een combinatie.

• Vertraging. Je verkoopt de laatste stuks op je webshop, maar de marktplaats toont nog de oude voorraad tot de volgende synchronisatie. Hoe langer het interval, hoe groter het gat.
• Meerdere kanalen met eigen voorraad. Als je webshop, bol en een tweede marktplaats elk een eigen getal bijhouden, klopt de som nooit. Iedereen verkoopt uit dezelfde plank.
• Retouren, reserveringen en correcties. Een telling in het magazijn, een kapot product of een bestelling die nog niet betaald is: de voorraad verandert zonder dat een kanaal het ziet.

Daarom werkt het niet om alleen sneller te synchroniseren. Je moet ook zorgen dat er maar één plek is waar de voorraad echt bijgehouden wordt.

De maatregelen, van basis tot fijn afstellen

1. Eén voorraadbron. Kies het systeem dat de waarheid is (je WMS, kassasysteem, leverancier of een centrale tool) en laat alle kanalen daaruit lezen. Voer nooit handmatig voorraad in op een marktplaats.
2. Afboeken op bestelling. Zodra een order binnenkomt, gaat de voorraad omlaag en gaat het nieuwe getal naar elk kanaal. Wachten op de volgende ronde is te laat.
3. Een kort synchronisatie-interval. Voor kanalen die geen orders pushen is een kort interval de enige dekking. Zie ook voorraad synchroniseren.
4. Veiligheidsbuffer. Je meldt een lagere voorraad dan je hebt, bijvoorbeeld echte voorraad min 2. Dat vangt de vertraging op die overblijft.
5. Stopdrempel. Onder een bepaald aantal zet je een product op nul voor kanalen waar een annulering duur is.
6. Voorraad toewijzen per kanaal. Je reserveert een deel van de voorraad voor één kanaal, zodat een drukke marktplaats de rest niet leegtrekt.

Hoe groot moet je buffer zijn? Een rekenvoorbeeld

De buffer dekt de verkopen die tussen twee voorraadupdates vallen. Vuistregel: verkopen per uur op alle kanalen samen, maal het aantal uren dat een kanaal achterloopt, naar boven afgerond. Voor kanalen waar een annulering je account raakt, tel je er nog een stuk bij.

Een bestseller heeft dus een grotere buffer nodig dan een langzame loper, ook al ligt er evenveel op voorraad. Pas de buffers aan als je vaak annuleert (buffer omhoog) of veel voorraad onverkocht laat liggen (buffer omlaag).

Wat doet StoreLinkr hiervan?

StoreLinkr dekt de basis van de lijst hierboven. Dit staat vast:

• De voorraad uit je kassasysteem, WMS of van je leveranciers wordt maximaal 15 minuten bewaard, dus je ziet nooit oudere gegevens dan dat.
• Voorraad van meerdere magazijnen wordt opgeteld tot één totaal, ook met je eigen handmatige magazijnen.
• Bij een nieuwe bestelling boekt StoreLinkr de aantallen af van het juiste magazijn en stuurt de bijgewerkte voorraad direct naar elk gekoppeld kanaal.
• Elke voorraadwijziging staat per product en magazijn in een geschiedenis, zodat je een afwijking kunt terugzoeken.

Wat wij hier niet beloven: een instelbare veiligheidsbuffer per kanaal. Wil je dat, vraag het dan vooraf na in een demo. Met exportfilters kun je wel producten laten vallen op basis van voorraadstatus. Lees meer op de pagina over voorraadbeheer voor je webshop.

Wat als het toch gebeurt?

Geen buffer is waterdicht. Handel een oversold order zo af:

1. Controleer meteen of je nog ergens stuks kunt vinden of binnen enkele dagen kunt bijbestellen.
2. Lukt dat niet, annuleer dan zelf en snel, en leg het kort uit aan de klant. Dat leest beter dan stilte.
3. Zoek de oorzaak: welk kanaal, hoeveel vertraging, welke correctie. Pas daarna buffer of interval aan.

Veelgestelde vragen