Op deze pagina
De voordelen van een PIM-systeem
Wat een PIM is, lees je in wat is een PIM-systeem. Hier gaat het om de vraag waarom je er een invoert. De voordelen van een PIM-systeem zijn concreet, maar je merkt ze pas als de data op orde is.
Eén bron van waarheid
Zonder PIM staat dezelfde fietsketting in de kassa, in een Excel van de leverancier, in de webshop en op een marktplaats, elk met een iets andere naam of prijs. Met een PIM pas je het product op één plek aan en gaat de wijziging naar elk gekoppeld kanaal. Niemand hoeft meer te zoeken welke versie klopt.
Sneller nieuwe producten online
Een nieuw artikel komt binnen via de import van je leverancier, krijgt automatisch de categorie en de regels die je eenmalig instelde, wordt verrijkt vanaf de EAN en staat daarna op je kanalen. Je doet het werk één keer in plaats van per kanaal.
Minder fouten en minder retouren
Retouren ontstaan vaak door onvolledige data: geen maat, geen gewicht, een verkeerde foto, een onduidelijke compatibiliteit. Een PIM met een datakwaliteitsoverzicht laat zien welke producten iets missen voordat de klant het merkt.
Klaar voor marktplaatsen
Marktplaatsen vragen meer dan je webshop: een geldige EAN, een categorie uit hun eigen boom, verplichte kenmerken en sinds de GPSR ook gegevens van de verantwoordelijke marktdeelnemer. Staat dat al in je PIM, dan is een nieuwe marktplaats een kwestie van koppelen en mappen in plaats van opnieuw beginnen.
Stappenplan voor je PIM implementatie
Dit stappenplan werkt voor een kleine webshop en voor een groothandel. Het verschil zit in de hoeveelheid werk per stap, niet in de volgorde.
- Bronnen en kanalen in kaart brengen. Waar komen je producten vandaan (leveranciers, groothandels, kassa, een Excel) en waar wil je verkopen (webshop, marktplaatsen, Google Shopping)? Schrijf per bron op wat erin zit en hoe vaak het verandert.
- EAN's en categorieën opschonen. Zoek dubbele en ongeldige EAN's en producten zonder EAN. Bepaal één eigen categorieboom die past bij hoe jouw klanten zoeken. Meer over het nummer zelf in wat is een EAN-code.
- Verplichte kenmerken per kanaal bepalen. Maak een lijst: wat vraagt je webshop, wat vraagt elke marktplaats? Denk aan merk, gewicht, afmetingen, kleur, maat en materiaal.
- Importeren en omzetten met regels. Koppel je leveranciers en kassa, of importeer eenmalig een XLS, XLSX of CSV met kolommapping en preview. Stel productregels in voor velden die je zelf beter weet, en zoek-en-vervangregels per importbron voor terugkerende fouten, zoals afkortingen in productnamen.
- Verrijken. Vul ontbrekende namen, beschrijvingen, afbeeldingen en categorieën aan vanaf de EAN, en laat desgewenst je eigen AI de teksten herschrijven. Zie AI-productverrijking.
- Datakwaliteit controleren. Werk de lijst af met producten zonder afbeelding, met een ongeldige EAN, zonder merk, categorie, gewicht of prijs, of met een lage marge.
- Kanalen koppelen. Koppel je webshop en marktplaatsen, map je categorieën naar die van het kanaal en kies per kanaal de productselectie, prijslijst en voorraadlocaties.
- Live gaan per kanaal. Begin met één kanaal, controleer een handvol producten en bestellingen, en neem dan het volgende.
- Onderhouden. Een PIM is nooit af. Nieuwe producten, nieuwe kanalen en nieuwe eisen blijven komen.
Begin stap 5 met je bestsellers. Een complete topcategorie levert meer op dan duizend half verrijkte producten.
Hoe lang duurt een PIM implementatie?
Eerlijk antwoord: dat hangt vooral af van hoe schoon je brondata is, niet van de software. De tabel hieronder is een grove indicatie voor iemand die er naast het gewone werk aan zit. Met veel ongeldige EAN's of zonder vaste eigenaar duurt het langer.
| Fase | Kleine webshop (enkele honderden producten, één leverancier, één shop) | Groothandel (duizenden artikelen, meerdere leveranciers, shop plus marktplaatsen) |
|---|---|---|
| Bronnen en kanalen in kaart brengen | Een dag | Een week |
| EAN's en categorieën opschonen | Een paar dagen | Twee tot vier weken |
| Verplichte kenmerken per kanaal bepalen | Een middag | Een week |
| Importeren, mappen en regels instellen | Een paar dagen | Een tot drie weken |
| Verrijken en datakwaliteit controleren | Een week | Doorlopend, eerst de bestsellers |
| Eerste kanaal live | Na ongeveer twee tot drie weken | Na ongeveer zes tot tien weken |
| Volgende kanalen | Per kanaal een paar dagen | Per kanaal een tot twee weken |
Let op het verschil tussen de eerste en de volgende kanalen. Het meeste werk zit in stap 1 tot en met 6. Is je data eenmaal op orde, dan is een extra kanaal vooral mappen en controleren. Wat het in geld kost, lees je in wat kost een PIM-systeem.
Veelgemaakte fouten bij een PIM implementatie
Vuile brondata importeren en hopen op het beste
Een PIM maakt slechte data niet vanzelf goed. Importeer je dubbele EAN's en lege merken, dan staan die straks netjes gestructureerd op elk kanaal. Schoon eerst op, of gebruik regels die het bij elke import corrigeren.
Geen eigenaar
Als iedereen een beetje aan de productdata werkt, voelt niemand zich verantwoordelijk. Wijs één persoon aan die beslist over categorieën, verplichte velden en wie wat mag aanpassen.
De mapping overslaan
Je eigen categorieën en kenmerken zijn niet die van een marktplaats. Wie het mappen overslaat, ziet producten afgekeurd worden of in een verkeerde categorie belanden. Neem per kanaal de tijd voor categorie- en kenmerkmapping.
Alle kanalen tegelijk
Alles in één keer live zetten voelt efficiënt, maar elke fout vermenigvuldigt zich dan met het aantal kanalen. Eén kanaal tegelijk geeft je ruimte om te leren.
Verwacht niet dat een PIM je vertalingen of aparte teksten per kanaal regelt als de software dat niet kan. StoreLinkr bewaart bijvoorbeeld één set productteksten en geen vertaalde content per taal. Controleer zulke eisen voordat je kiest.
Voorbeeld: een groothandel in fietsonderdelen
Stel: een groothandel in fietsonderdelen met een paar duizend artikelen van drie leveranciers, een WooCommerce-webshop en de wens om op Kaufland te verkopen. Zo verloopt de implementatie met StoreLinkr.
Fase 1: data op orde
De leveranciers worden gekoppeld en een oude Excel met eigen huismerkartikelen gaat er eenmalig in via een CSV-import met kolommapping. Het datakwaliteitsoverzicht toont meteen de gaten: banden zonder gewicht, kettingen met een ongeldige EAN, remblokken zonder merk. Een zoek-en-vervangregel op één leverancier maakt van "BR.BLOK" overal "remblok". Voor de toppers zet de groothandel eigen namen en beschrijvingen vast met productregels, zodat de volgende import ze niet overschrijft. Varianten, zoals een binnenband in vijf maten, worden automatisch gegroepeerd.
Fase 2: WooCommerce live
De webshop wordt gekoppeld via de WordPress-plugin. De groothandel mapt de geïmporteerde categorieën naar de eigen categorieboom, kiest welke producten naar de shop mogen en welke voorraadlocatie telt. Eerst gaat één categorie live, daarna de rest. Bestellingen uit de webshop komen terug in StoreLinkr en de voorraad blijft gelijk.
Fase 3: Kaufland erbij
Voor Kaufland komt er een tweede koppeling met een eigen productselectie en een eigen prijslijst. De categorieën en kenmerken worden gemapt naar die van Kaufland, en de marktplaatstitel wordt samengesteld uit merk, model en titel. Voor de GPSR worden de gegevens van de marktdeelnemers per merk gekoppeld, zodat Kaufland ze meekrijgt. Producten die afgekeurd zouden worden, zoals die zonder geldige EAN, blijven uit de selectie tot ze kloppen.
Kaufland-bestellingen komen in hetzelfde orderoverzicht als die van de webshop, en een verkoop op het ene kanaal verlaagt de voorraad op het andere. Andere kanalen vind je bij koppelingen; meer over de webshopkant lees je in PIM voor je webshop.
Checklist voor je PIM implementatie
- Er is één eigenaar van de productdata.
- Je hebt een lijst van alle bronnen en alle kanalen.
- Elk product en elke variant heeft een geldige, unieke EAN, of je weet welke niet.
- Er is één eigen categorieboom.
- Per kanaal weet je welke kenmerken verplicht zijn.
- Terugkerende fouten van leveranciers vang je af met regels, niet met handwerk.
- Je bestsellers zijn compleet: tekst, afbeeldingen, gewicht, afmetingen, merk.
- Voor marktplaatsen zijn de GPSR-gegevens per merk ingevuld.
- Je gaat live met één kanaal en controleert producten en bestellingen.
- Je plant vast tijd in voor onderhoud.
Wil je zien hoe dit in StoreLinkr werkt? Bekijk het PIM-systeem, lees hoe je je webshop koppelt of kijk naar de prijzen. Er is een proefperiode, zodat je de eerste stappen met je eigen data kunt zetten.
Start je PIM implementatie met je eigen data
Importeer je leveranciers, schoon op met regels, verrijk vanaf de EAN en ga kanaal voor kanaal live met het PIM van StoreLinkr.
