PIM-systeem voor je webshop: één bron voor shop en marktplaatsen

Wanneer je webshop een PIM-systeem nodig heeft

Elk webshopplatform heeft een productbeheer. Daar maak je producten aan, zet je prijzen en upload je foto's. Voor één shop met een overzichtelijk assortiment is dat genoeg. Wat een PIM-systeem precies is, lees je in wat is een PIM-systeem. Hier gaat het om de vraag wanneer het productbeheer van je webshop tekortschiet. De signalen:

• Je verkoopt op meer dan één kanaal. Naast je webshop ook op een marktplaats of via een productfeed. Elke wijziging moet je dan op meerdere plekken doen, of je kanalen lopen uit elkaar.
• Je producten komen van leveranciers. Een groothandel stuurt een feed met korte namen, geen beschrijving en zijn eigen categorieën. Pas je dat in je shop aan, dan overschrijft de volgende import je werk.
• Je hebt duizenden artikelen. Per product even iets nakijken is niet meer te doen. Je wilt zien welke producten geen foto, merk of geldige EAN hebben, en die in bulk aanpakken.
• Marktplaatsen stellen eigen eisen. Een eigen categorieboom, verplichte kenmerken, een EAN per variant en GPSR-gegevens. Je webshopbeheer kent die velden niet.
• Voorraad staat op meer dan één plek. Een magazijn en een winkel, of voorraad bij de leverancier. Oververkoop ligt dan op de loer.

Waar een PIM zit: tussen bronnen en kanalen

Een PIM voor e-commerce werkt als een draaischijf. Aan de ene kant komt productdata binnen, aan de andere kant gaat het naar je verkoopkanalen. Daartussen maak je het product compleet.

Bronnen

• Leveranciers en groothandels via een vaste koppeling, zodat nieuwe producten, prijzen en voorraad automatisch binnenkomen.
• Kassasystemen, als je ook een fysieke winkel hebt.
• Bestanden: een eenmalige import van XLS, XLSX of CSV met kolommen koppelen en een voorbeeld vooraf. Zo haal je bijvoorbeeld een export uit je ERP binnen.
• Eigen producten die je zelf in het PIM aanmaakt. Een geïmporteerd product maak je met één actie tot eigen PIM-product.

In het PIM

Hier beheer je naam, beschrijvingen, EAN en extra barcodes, SKU, merk, model, prijzen, btw, gewicht, afmetingen, kenmerken, metavelden, varianten, afbeeldingen en productrelaties. Productregels zorgen dat jouw aanpassingen aan een geïmporteerd product bij de volgende import blijven staan. Ontbreekt er tekst of een foto, dan verrijk je vanaf de EAN, zie AI-productverrijking.

Kanalen

• Webshops: WooCommerce, Shopify, SitePack, CCV Shop, Lightspeed en HikaShop.
• Marktplaatsen: Bol, Kaufland en Mirakl-marktplaatsen. Allegro, eBay, Books in Belgium en Boekwinkeltjes zijn in bèta.
• Productfeeds voor Google Shopping, Meta, Microsoft Ads en TikTok.

Andersom komen marktplaatsorders terug in één overzicht en blijft de voorraad op alle kanalen gelijk. StoreLinkr is daarmee een PIM plus integratieplatform, geen los enterprise-PIM. Alle kanalen vind je bij koppelingen.

PIM voor WooCommerce, Shopify en andere platforms

Hoe StoreLinkr je webshop voedt, hangt af van het platform. Bij WooCommerce installeer je een plugin in WordPress, bij Shopify een app in je winkel. De andere platforms koppel je direct vanuit StoreLinkr. Daarna gaan producten, prijzen en voorraad uit het PIM naar je shop.

Twijfel je of jouw platform werkt, kijk dan bij webshop koppelen. Staat het daar niet bij, dan is er geen koppeling.

Marktplaatseisen: categorieën, kenmerken, EAN en GPSR

Een webshop accepteert bijna alles wat je erin zet. Een marktplaats niet. Die heeft een eigen categorieboom, verplichte kenmerken per categorie, wil een geldige EAN per product en variant, en vraagt steeds vaker om GPSR-gegevens. Hier helpt een PIM het meest.

• Categorieën. Je koppelt je eigen categorieën, of de categorieën van je leverancier, één keer aan de categorieën van de marktplaats. Nieuwe producten in die categorie volgen de koppeling automatisch.
• Kenmerken. Met de kenmerkkoppeling zet je jouw kenmerken, zoals kleur, materiaal of inhoud, om naar de kenmerken die de marktplaats per categorie verwacht.
• EAN. Het datakwaliteitsdashboard toont producten met een ongeldige EAN, zodat je ze herstelt voordat de marktplaats ze weigert. Meer over het nummer in wat is een EAN-code.
• GPSR. Je legt de gegevens van de economische operator vast (naam, adres, e-mail, telefoon) en koppelt ze aan producten, bijvoorbeeld per merk. Marktplaatsen die erom vragen, zoals Kaufland en eBay, krijgen ze mee. Zie GPSR en productveiligheid.
• Titels. Voor feeds en marktplaatsen stel je de titel samen uit merk, model, titel, EAN, SKU en categorie.

Per kanaal: selectie, prijslijst en voorraad

Niet elk product hoort op elk kanaal, en niet elk kanaal krijgt dezelfde prijs. Daarom heeft elke verkoopkanaalkoppeling in StoreLinkr drie eigen instellingen:

• Productselectie. Welke producten naar dit kanaal gaan. Met de bulkactie export toestaan of blokkeren pas je dat voor veel producten tegelijk aan.
• Prijslijst. Een eigen prijslijst per kanaal, met land en valuta.
• Voorraadlocaties. Uit welke locaties de voorraad voor dit kanaal komt. Extra voorraadlocaties zijn een betaalde uitbreiding.

Voorbeeld: woonwebshop op WooCommerce en Kaufland

Neem een webshop in woonartikelen: keukengerei, servies en textiel. Ongeveer 2.500 producten van twee leveranciers plus eigen artikelen, verkocht via een WooCommerce-webshop en op Kaufland. Zo zet je dat stap voor stap op:

1. Haal je producten binnen. Koppel de twee leveranciers en importeer je eigen artikelen eenmalig uit een XLSX-bestand, met kolommen koppelen en een voorbeeld vooraf.
2. Breng orde in je categorieën. Bouw je eigen categorieboom met slepen en neerzetten, en koppel de leverancierscategorieën daaraan.
3. Controleer de datakwaliteit. Het dashboard toont producten zonder foto, met een ongeldige EAN of zonder merk, gewicht of afmetingen. Pak ze in bulk aan of met inline bewerken in de tabel.
4. Verrijk wat ontbreekt. Vul namen, teksten en foto's aan vanaf de EAN, eventueel met je eigen AI. Productregels houden je wijzigingen vast bij de volgende import.
5. Leg GPSR vast. Voer de economische operator per merk in, zodat Kaufland die gegevens bij elk product krijgt.
6. Koppel WooCommerce via de plugin in WordPress. Kies het hele assortiment, je gewone prijslijst en de voorraad van magazijn en winkel.
7. Koppel Kaufland. Kies alleen producten met EAN, categorie en GPSR-gegevens, een eigen prijslijst en alleen de magazijnvoorraad. Koppel categorieën en kenmerken en stel de titel samen uit merk, titel en model.
8. Laat het lopen. Kaufland-orders komen terug in één overzicht en de voorraad wordt naar beide kanalen gestuurd, dus wat in de webshop verkocht is, verdwijnt ook op Kaufland.

Wat dit kost, hangt af van je aantal orders per maand: abonnementen beginnen bij 69 euro per maand, zie prijzen en wat kost een PIM-systeem. Hoe je de invoering plant, lees je in PIM-implementatie.

Veelgestelde vragen