Op deze pagina
PIM vs ERP: het verschil in het kort
Een ERP en een PIM worden vaak in één adem genoemd, en zoekopdrachten als "pim erp" en "erp pim" laten zien dat het verschil niet voor iedereen duidelijk is. Toch doen ze iets heel anders. Een ERP (enterprise resource planning) regelt de bedrijfsvoering: inkoop, voorraad, orders, facturen en boekhouding. Een PIM (product information management) regelt de productinformatie: de teksten, kenmerken, afbeeldingen en categorieën die een klant ziet voordat hij iets koopt.
Een simpele vuistregel: het ERP weet wat een product kost en hoeveel er op de plank liggen. Het PIM weet hoe je dat product verkoopt. Een ERP-artikel heeft vaak een korte omschrijving voor de inkoper en het magazijn, zoals "KETTING 11V 116SCH ZILV". Een webshop of marktplaats heeft een leesbare titel nodig, een beschrijving, kenmerken als aantal versnellingen en lengte, en goede foto's. Die rijke content past slecht in een ERP, en daar is een PIM voor.
Wat een PIM-systeem in de basis is, lees je in wat is een PIM-systeem. Dit artikel gaat een stap verder: hoe een PIM zich verhoudt tot een ERP, en waar DAM, PLM en MDM in het plaatje passen.
ERP, PIM, DAM, PLM en MDM naast elkaar
Naast ERP en PIM kom je nog drie afkortingen tegen. Een DAM (digital asset management) beheert mediabestanden. Een PLM (product lifecycle management) volgt een product tijdens de ontwikkeling, van idee tot productie. MDM (master data management) zorgt dat stamgegevens zoals producten, klanten en leveranciers in alle systemen hetzelfde zijn. Dit is de taakverdeling:
| Systeem | Hoofdtaak | Typische data | Wie gebruikt het |
|---|---|---|---|
| ERP | Bedrijfsvoering: inkoop, voorraad, orders, facturatie en boekhouding | Artikelnummer, EAN, inkoop- en verkoopprijs, btw, voorraad, leveranciers, orders | Inkoop, magazijn, finance, directie |
| PIM | Productinformatie verzamelen, verrijken en naar verkoopkanalen sturen | Titels, beschrijvingen, kenmerken, categorieën, varianten, productrelaties, productfoto's | E-commerce, marketing, productcontent |
| DAM | Mediabestanden beheren, met versies, formaten en gebruiksrechten | Foto's, video's, logo's, brochures, merkmateriaal | Marketing, design, communicatie |
| PLM | Een product ontwikkelen, van idee tot productie | Ontwerpen, technische specificaties, stuklijsten, materialen, versies | Productontwikkeling, engineering, productie |
| MDM | Stamgegevens gelijk houden tussen alle systemen | Eén gouden record per product, klant en leverancier, met codes en koppelingen | IT, datamanagement |
Bij kleinere bedrijven heet de bron van prijs en voorraad niet altijd ERP. Voor een winkel met een fysieke zaak is dat vaak het kassasysteem. Voor een webshop zonder eigen voorraad is het de groothandel of leverancier die een voorraadbestand levert. Ze vervullen dezelfde rol als een ERP: zij zijn de bron van de commerciële basisgegevens. Overal waar in dit artikel ERP staat, kun je dus ook kassa of leverancier lezen.
Waar ze overlappen, en welk systeem de bron is
De systemen overlappen, en juist daar ontstaan de meeste fouten. Een productnaam staat in het ERP, in het PIM en in de webshop. Een EAN staat in het PLM, het ERP en het PIM. Een productfoto staat in het DAM, in het PIM en op de marktplaats. Wie past wat aan, en welke versie wint?
Het antwoord is eigenaarschap per veld: één systeem is de bron, de andere lezen mee. Een veelgebruikte verdeling:
- ERP, kassa of leverancier: EAN en artikelnummer, inkoopprijs, verkoopprijs, btw-tarief en voorraad.
- PIM: verkooptitel, korte en lange beschrijving, kenmerken, categorie in je eigen boom, varianten, cross-sell en upsell.
- DAM: de originele mediabestanden en de rechten erop. Het PIM koppelt de juiste foto aan het juiste product.
- PLM: technische specificaties zolang het product in ontwikkeling is. Bij de lancering gaan ze naar ERP en PIM.
Een voorbeeld. Een webshop in woonaccessoires verhoogt de prijs van een vaas in de kassa, maar een collega past dezelfde prijs ook met de hand aan in de webshop. Bij de volgende synchronisatie overschrijft de ene de andere, en niemand weet nog welke prijs klopt. Spreek je af dat de prijs altijd uit de kassa komt en de tekst altijd uit het PIM, dan is dat probleem weg.
Laat een veld nooit in twee systemen tegelijk bewerken. Kies per veld één bron en zorg dat de andere systemen die bron alleen lezen.
Zo stroomt data tussen ERP, PIM, DAM en PLM
In een opzet met alle systemen loopt een product meestal deze route:
- PLM: het product wordt ontworpen en gespecificeerd. Pas bij de lancering bestaat het ook commercieel.
- ERP: het artikel wordt aangemaakt met artikelnummer, EAN, prijs en btw. Vanaf nu houdt het ERP de voorraad bij.
- DAM: de fotograaf levert de beelden aan, die worden opgeslagen en goedgekeurd.
- PIM: het PIM leest de basisgegevens uit het ERP, haalt de foto's erbij en vult de rest aan: titel, beschrijving, kenmerken en categorie.
- Verkoopkanalen: het PIM stuurt het complete product naar de webshop, marktplaatsen en productfeeds.
- Terug naar de bron: orders van die kanalen gaan terug naar het systeem dat voorraad en facturatie beheert, zodat de voorraad blijft kloppen.
Voorbeeld: een groothandel in fietsonderdelen
De meeste webshops en groothandels hebben geen PLM en geen apart DAM. Neem een groothandel in fietsonderdelen met een ERP en een eigen webshop, die ook op Kaufland en Bol verkoopt. Het ERP blijft de bron voor artikelnummer, EAN, inkoopprijs, verkoopprijs en voorraad. De fabrikanten leveren foto's en datasheets aan, en die komen direct bij het product in het PIM. Daar krijgt de ketting uit het eerdere voorbeeld een titel als "Fietsketting 11 speed, 116 schakels, zilver", een beschrijving en kenmerken als aantal versnellingen, lengte en kleur. Het PIM stuurt alles naar de webshop en de marktplaatsen. Verkopen op die kanalen verlagen de voorraad, zodat de groothandel niet meer verkoopt dan er in het magazijn ligt.
Wanneer heb je welk systeem nodig?
Niet elk bedrijf heeft alle vijf nodig. Kijk naar je eigen situatie:
- Kleine webshop met een paar honderd producten: de webshop zelf is vaak genoeg zolang je één kanaal hebt. Zodra je ook op een marktplaats verkoopt of producten van een leverancier importeert, helpt een PIM.
- Winkel met kassa en webshop: de kassa is je bron voor prijs en voorraad. Een PIM vult aan wat de kassa niet heeft, zoals beschrijvingen en foto's, en houdt de voorraad gelijk op alle kanalen.
- Groothandel of distributeur: een ERP voor inkoop, orders en facturatie, en een PIM voor de content richting webshop, marktplaatsen en zakelijke klanten.
- Merk of fabrikant met eigen productontwikkeling: hier krijgen PLM en DAM zin. Veel beeldmateriaal, meerdere talen en goedkeuringsstappen vragen om gespecialiseerde systemen.
- Organisatie met veel systemen en een eigen IT-afdeling: MDM wordt pas interessant als dezelfde stamgegevens in veel systemen leven en daar uit elkaar gaan lopen.
Onthoud ook: een ERP vervangt geen PIM, en een PIM vervangt geen ERP. Een PIM boekt geen facturen, en een ERP schrijft geen productteksten voor een marktplaats. Wat een PIM voor een webshop oplevert, lees je in PIM voor je webshop. Hoe je een PIM invoert naast je bestaande systemen, staat in PIM-implementatie.
Twijfel je of je een PIM nodig hebt? Tel op hoeveel plekken je dezelfde producttekst onderhoudt. Zijn het er meer dan één, dan scheelt één centrale plek je werk en fouten.
Waar StoreLinkr past tussen ERP en verkoopkanalen
StoreLinkr zit tussen je bron van prijs en voorraad en je verkoopkanalen. Het is een PIM met de koppelingen erbij, geen ERP en geen enterprise PIM.
Wat StoreLinkr leest
Producten komen binnen via koppelingen met groothandels, leveranciers en kassasystemen, of via een eenmalige import van een XLS-, XLSX- of CSV-bestand met kolomkoppeling en preview. Voor eigen systemen is er een API voor onder meer catalogus, voorraad en orders. Je kunt producten ook helemaal zelf in het PIM aanmaken. Welke systemen een kant-en-klare koppeling hebben, zie je bij koppelingen.
Wat StoreLinkr beheert en verrijkt
In het PIM vul je aan wat de bron niet heeft: beschrijvingen, kenmerken, metavelden, varianten, productrelaties, een eigen categorieboom, afbeeldingen met volgorde en alt-tekst, en bijlagen zoals een handleiding. Met productregels pas je velden van een geïmporteerd product aan, zonder dat de volgende import ze overschrijft. Vanaf de EAN verrijk je naam, beschrijving, categorie en foto's, eventueel met je eigen AI; zie AI-productverrijking. Een datakwaliteitsdashboard laat zien welke producten foto's, een geldige EAN, een merk of afmetingen missen.
Waar StoreLinkr naartoe stuurt
Het complete product gaat naar je webshop (WooCommerce, Shopify, SitePack, CCV Shop, Lightspeed of HikaShop), naar marktplaatsen als Bol, Kaufland en Mirakl-marktplaatsen, en naar productfeeds voor onder meer Google Shopping. Per kanaal kies je de productselectie, de prijslijst en de voorraadlocaties. De voorraad blijft gelijk op alle kanalen en orders van marktplaatsen komen in één overzicht. Hoe dat voor je webshop werkt, lees je bij webshop koppelen.
Wat StoreLinkr niet doet
StoreLinkr heeft geen apart DAM: het beheert de productafbeeldingen en bijlagen bij het product, geen losse mediabibliotheek met rechtenbeheer. Er is ook geen PLM, geen boekhouding of facturatie zoals in een ERP, geen vertaalde productcontent per taal en geen rollen en rechten per gebruiker. Heb je die wel nodig, bijvoorbeeld als merk met een groot assortiment in veel talen, dan past een enterprise PIM beter. De verschillen lees je in PIM-systemen vergelijken, de kosten van StoreLinkr op de prijzenpagina.
Eén plek voor je productcontent, naast je ERP of kassa
Lees prijs en voorraad uit je bron, verrijk de content in het PIM en stuur complete producten naar je webshop en marktplaatsen.
